Projektové řízení a návod, jak na něj

Projektové řízení: kurz

 

Projektové řízení je tématem školení, kde se naučíte, jak vypracovat žádost, jak sestavit projekt a jak jej řídit, tedy jak splnit následné podmínky zpracování projektu.

 

 

 

 

 

Vytvořte si projekt, který bude slavit úspěchy

 

Každý z nás se minimálně jednou v životě setkal s nutností vytvořit projekt, jenž by nám pomohl splnit naše sny a touhy. Jedná se o celistvou řadu úkolů a úkonů, které je nutno dobře promyslet a naplánovat, aby vše správně fungovalo a my jsme se mohli radovat z výsledků. Ti, kteří se tvorbou projektových dokumentací zabývají ve svém zaměstnání, se téměř dnes a denně setkávají s nutností naplánovat projekty tak, aby se daly veškeré plánované úkony zvládnout v zadaném čase a aby byly dodržené plánové náklady. Tato činnost není rozhodně jednoduchá, a proto se zájemcům nabízí unikátní možnost zúčastnit se kurzu Evropského regionálního vzdělávacího centra (ERC), který se zabývá problematikou řízení projektů, a to od plánování až po jejich finální realizaci.

Co je důležité znát, než začnete zpracovávat svůj první projekt?

Aby byl váš projekt úspěšný, měli byste si osvojit základní informace ohledně toho, jak při jeho sestavování postupovat. Existuje hned několik nástrojů a metod, bez nichž se při plánování a následném řízení projektů či grantů neobejdete. Než projekt vůbec může vzniknout, musí být sepsána projektová žádost, v níž musí být zachyceny všechny důležité informace, zejména tedy vytyčení cíle projektu, čas, kdy bude vše hotovo a v neposlední řadě částka. Avšak realizace našeho plánu může s sebou nést celou řadu potíží, s nimiž se musíme umět aktivně vypořádat. Vhodné řešení vám může pomoci najít právě kurz ERC.

 

 

O kurzu
Kurz, který nese název Jak úspěšně zahájit, realizovat a dokončit schválený projekt – základy projektového řízení pro začátečníky, vás prostřednictvím interaktivního výkladu přenese do jádra problematiky. Abyste si ze školení odnesli co nejvíce znalostí, je obohaceno mnohými příklady z praxe, cvičeními, hrami a řešeními případových studií.
V teoretické části se seznámíte se základními principy a pravidly projektového řízení, pochopíte, co se vůbec pod pojmem projekt ukrývá a jaké kroky je třeba učinit v životním cyklu projektu. Seznámíte se s tím, jak si správně složit projektový tým a jaké kompetence byste měli mít, pokud byste chtěli působit coby projektoví manažeři. Dále si osvojíte, jak by měl vypadat správně zpracovaný projekt a jak by měly být stanové cíle, aby měl váš projekt šanci na úspěch. Společně s našimi lektory, jimiž tentokrát jsou Mgr. Lenka Zemanová a Mgr. et Bc. Marek Lauermann, si naplánujete vzorový projekt. Zaměříte se na stránku času, zdrojů a investic, jež jsou velice důležitými body. Pochopitelně musíte vzít v potaz i celou řadu rizik, která mohou váš projekt poškodit. V neposlední řadě se pak naučíte v praxi utvořit projektovou žádost, kterou v příkladech dovedete s lektory až ke zdárnému cíli.
Tento kurz je určen zejména pro manažery a pracovníky, kteří se při výkonu svojí práce pravidelně s vytvářením projektů a projektových týmů setkávají, ale i těm, kteří zatím s touto problematikou nemají žádné zkušenosti. Informace uvítají také úředníci, kteří projekty vedou.

Na otázky odpovídají Lenka Zemanová a Marek Lauermann

Projektovým řízením, tvorbou a realizací projektů se zabývám 20 let, a to v rámci různých oblastí od vzdělávání, sociální práce až po výzkumné projekty. Z hlediska projektové logiky vůbec nezáleží na tom, jak je ten projekt velký, nebo kdo jej podává. Vždycky je důležité mít nápad a přesvědčivou argumentaci důvodů, pro které by měl být podpořen. To se nám osvědčilo jak u projektů podpořených v rámci Strukturálních fondů, tak i u projektů podpořených ze strany místní samosprávy či u soukromých nadací a dárců.

 

  • Projekty jsou úkoly, které mohou nejen jedné osobě, ale třeba i celé obci, městu, kraji či republice změnit život. Povedlo se vám někdy zrealizovat opravdu velký projekt, který pomohl mnoha lidem? Popř. vznikl někdy pod vašima rukama projekt, který vyvolal nevoli a protesty.

  • Nevím, jestli každé projektové řízení, všechny projekty, na jejichž přípravě či realizaci jsem se podílel skutečně měnily životy lidí. Ale určitě v nich byla vždycky motivace se o to pokusit. Ne každý projekt musí vyjít přesně podle představ – je to vlastně záměr, který vytvoříte v určitém čase a za jistých podmínek. Ty se mohou měnit a výsledek ovlivnit. Určitě jsem hrdý na to, co se nám podařilo dosáhnout v ICECS – Mezinárodním centru excelence komunitních škol v anglickém Coventry, kde jsem nějakou dobu působil. A osobně jsme hrdý například na úspěch projektu vytvoření Památníku obětem holocaustu v Kutné Hoře. Nevzpomínám si na žádný projekt, který by vyvolal nevoli či protesty, ale samozřejmě úspěch jednoho projektu může vyvolat zášť či zklamání u těch žadatelů, co se svým projektem neuspěli.

  • Myslíte si, že i povolání projektového manažera může být nevděčné? Jak byste svůj názor či postoj vysvětlil/a nezasvěcenému čtenáři či posluchači?

ML.: Na práci projektového manažera mě baví, že umožňuje nastavit si fungování projektu tak, aby mu co nejvíce vyhovoval. Samozřejmě musí vyhovovat i ostatním zapojeným osobám či subjektům, ale s tím, jak projekt vypadá, musí být v první řadě spokojený právě jeho manažer. Je potřeba umět lidi přesvědčit o svých představách, vtisknout jim určitou vizi. Zároveň je velmi důležité umět naslouchat a nebát se měnit názor. LZ.: Nevděčná je práci manažera určitě administrativa, která je někdy strašně obtěžující. Ale třeba právě na tom se pozná schopnost manažera vézt ostatní. Můj dědeček tomu říkal, že je třeba umět rozdělit práci tak, aby na tebe žádná nezbyla.

  • Je dle vašeho názoru práce projektového manažera psychicky náročná?

Každá práce s lidmi představuje určitý stres. U projektového manažera je to možná o něco těžší díky tomu, že musí často v projektovém týmu pracovat s velmi různorodou skladbou osobností a týmových rolí.

  • Jak se co nejlépe můžeme vypořádat s plánováním času?

Někdy je třeba rozlišit projektový čas a čas běžného života. Přestože by měly jít ruku v ruce, tak se to ne vždy daří. Každý projekt má svůj vlastní životní cyklus, který ovšem může jinak vypadat v projektové žádosti a jinak při realizaci. Vhodné rozplánování projektových aktivit hned od začátku ušetří spoustu času, který je třeba vynaložit na jeho přeplánování v případě, že něco v projektu nefunguje. A proto, abychom zjistili, že něco nefunguje je třeba je třeba projekt z různých úhlů pohledu pravidelně a hlavně pravdivě a otevřeně hodnotit.

  • Jak co nejlépe můžeme odhadnout finanční plán pro náš projekt?

V jisté metafoře je možné říct, že projekt je jako cesta, která mě má v určitém čase dovézt ke zvolenému cíli. A záleží na možnostech (zdrojích), které jsem schopen si pro tu cestu zajistit, zda tam pojedu rychle nebo pomalu, komfortně vlastním autem či nějakým nízkonákladovým prostředkem. Musím vědět, co všechno budu pro tu cestu potřebovat, když se na ní vydám. Sestavení finančního plánu je o tom samém, protože si definujeme, jaké typy nákladů v příslušné rozpočtové kapitole bude potřebovat v jaké fázi realizace projektu. Zároveň si musíme zmapovat a zajistit příslušné zdroje, ze kterých mohou být tyto náklady kryty. Proto je klíčové pozorné pročtení výzvy, abychom věděli jaké náklady a v jaké výši, můžeme čerpat.

  • Existují nějaké prostředky, které nám mohou pomoci sestavit projektovou žádost?

Pokud mluvíme o nástrojích tak můžeme začít u základních IT nástrojů určených běžného uživatele. Ale vždycky je to o schopnosti využít ten nástroj smysluplně – nám se osvědčuje využívat Excel pro vizualizaci realizačního plánu, ve kterém jsou zvýrazněny jednotlivé etapy realizace, fáze projektu a s nimi související náklady či personální zajištění. Srozumitelný a graficky dobře zpracovaný harmonogram může být velmi přesvědčivým nástrojem pro pochopení projektové logiky na straně hodnotitele. Ale víc, než technických prostředcích, vždycky záleží na invenci a kreativitě vlastního tvůrce projektové žádosti.

  • Jak nejefektivněji můžeme předejít možným rizikům v projektu?

Projektová žádost je vlastně popis průběhu nějaké činnosti, která směřuje k určenému cíli ve vymezeném čase a za stanovených nákladů. Je to jakási simulace, kterou jsme si vytvořili na základě znalosti problému a předchozích zkušeností. A v rámci té simulace je třeba si například v rámci diskuse realizačního týmu vytipovat kritická místa spojená s řešením. Existuje na to například matice rizik, kde je možné si různá rizika vyhodnotit z hlediska pravděpodobnosti jejich výskytu (nakolik je pravděpodobné, že se ten který jev přihodí) a míry dopadu na realizaci projektu (když se ten jev objeví, tak nakolik to ovlivní možnosti dosažení plánovaných cílů).

  • Když už nějaký problém v projektovém řízení vznikl, jak se s ním máme co nejlépe, nejrychleji a nejefektivněji vypořádat?

O problémech je třeba otevřeně mluvit. Problém nezmizí tím, že ho zameteme pod koberec. To, že problém nevidíme, neznamená, že neexistuje. Proto je třeba pravidelně sdílet pohled celého týmu na to, jak vidí realizaci projektu a s tím spojené případné problémy. Každý problém je třeba analyzovat a dobrat se příčin jeho vzniku. Je třeba řešit problémy tam, kde vznikají. Velmi účinné pro dobrání se příčin problému jsou grafické vizualizace například v podobě stromu problému či tzv. rybí kostry. Ty umožňují velmi jednoduše problém strukturovat tak, aby byly jeho příčiny patrné a zřejmé.

  • Když se vrátíme zpět ke kurzu, na co všechno se mohou účastníci těšit? Co vše se na kurzu mohou dozvědět?

Účastníci se především dozvědí, jak v rámci projektové logiky přistupovat k formulaci klíčových částí projektového záměru, ať už se jedná o zdůvodnění potřebnosti, definici cílů anebo nastavení rozpočtu.

 

 

Moc Vám děkujeme za Vaše odpovědi. Přejeme Vám hodně úspěchů a spoustu spokojených účastníků kurzu.

 

Zapsala: Erc

 

Projektové řízení a návod, jak na něj
Tagged on:

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *